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Kalender-Icon Checkliste für Veranstaltungsankündigungen

Version 1.0 (10.4.2011)

Immer wieder stellen wir fest, dass VeranstalterInnen immer wieder Details bei der Ankündigung ihrer Veranstaltung vergessen. Nachfolgende Liste(n) soll eine erste Hilfestellung bieten, welche Angaben Sie machen sollten bzw. könnten. Könnten im Sinne einer besseren Information für (potentielle) BesucherInnen.

Anmerkung: Diese Liste ist “work in progress”. Wenn Sie Änderungsvorschläge, Ergänzungen, … haben, dann kommentieren Sie bitte oder schicken uns eine E-Mail an info@webtermine.at. Sukzessive wollen wir zu einzelnen Punkten weiterführende Informationen ergänzen.

Checkliste

  • Titel der Veranstaltung
  • Beschreibung
  • Veranstaltungsdatum (Kann über den Termin eventuell noch – z.B. über Doodle – abgestimmt werden)
  • Uhrzeit (soweit möglich auch geplante Endzeit)
  • Link zu mehr Informationen bzw. zur Veranstaltungswebsite
  • Veranstaltungsort (oder findet die Veranstaltung ausschließlich online statt?)
  • Ist die Veranstaltung kostenlos oder kostenpflichtig?
  • Ist die Veranstaltung anmeldepflichtig?
  • Ist ein WLAN  vorhanden? Ist es kostenlos? Überlegen Sie, ob Sie die Zugangsdaten vorab kommunizieren wollen – auf der Website, in einer Mail an die TeilnehmerInnen bzw. per SMS.
  • Gibt es einen Livestream? Auf welcher Website ist dieser zu finden. Wird dieser auch aufgezeichnet und später online zugänglich gemacht (wenn möglich kommunizieren Sie diesen Link vorab)
  • Gibt es eine Twitterwall?
  • Hat die Veranstaltung einen Hashtag? (wählen Sie einen Hashtag, der nicht allgemein verwendet wird – dazu Suchmaschinen bzw. Twittersuche verwenden)
  • Müssen die TeilnehmerInnen etwas mitbringen (Unterlagen, Notebook,…)?
  • Soll die Veranstaltung auch auf Facebook angekündigt werden?
  • Kommunizieren Sie die Veranstaltung auch über Twitter  (Profilnamen angeben)?
  • Gibt es ein Logo oder einen EyeCatcher? Bieten Sie eine Möglichkeit zum Download oder ein Widget, damit andere das Logo für Werbezwecke, für Blogartikel,… einbinden können.
  • Kann die Themenagenda mit eigenen Beiträgen ergänzt werden (z.b. Online Wiki), bzw. über die Themen abgestimmt werden.

Kontaktdaten des Veranstalters für Rückfragen

  • Firmenname / Vereinsname / Name Ansprechpartner/innen
  • Emailadresse
  • Telefonnummer
  • Website des Veranstalters (insbesondere wenn sich diese von der Website der Veranstaltungsankündigung unterscheidet)

Daten des Veranstaltungsortes

  • Name des Veranstaltungsortes
  • Adresse (vollständige Daten wie Bundesland, Ort, Straßenname, Hausnummer, bei großen Lokalitäten eine detaillierte Zugangsbeschreibung) – binden Sie ev. einen Plan (Google Maps oder Open Streetmap) ein
  • ev. Betreiberfirma mit Emailadresse, Telefonnummer
  • Website (sofern vorhanden)
  • Ist der Veranstaltungsort barrierefrei? Wenn nicht oder sie sich unsicher sind, dann geben Sie das bitte auch an. Es ist ärgerlich, wenn Menschen zu der Veranstaltung aber dann nicht in die Räumlichkeiten kommen bzw. die Toiletten (da nicht barrierefrei) nicht nutzenbar sind. Sie können auch eineN AnsprechpartnerIn für “Zugänglichkeitsfragen” nennen um spezielle Anforderung (Rampen, Türbreite,…) individuell abklären zu können. (Diesen Punkt werden wir hoffentlich in Bälde noch weiter ausbauen.)
  • Ist der Ort in Foursquare oder Facebook Places eingetragen?

Online-Veranstaltungen

  • URL der Online-Veranstaltung
  • Benutzte Software (ev. mit Link zu einer Anleitungsseite – des Anbieters)
  • Notwendige technische Voraussetzung
    • Webcam?
    • Mikrofon, Kopfhörer (Headset)
    • Minimale Verbindungsgeschwindigkeit

PS: Diese Liste ist das Werk von mehreren webtermine.at UnterstützerInnen.

2 Kommentare zu „Checkliste für Veranstaltungsankündigungen“

  • Hallo Leute

    Was mir dazu noch eingefallen ist:
    – Gibt es zur Veranstaltung ein grafisches Logo oder eye-catcher.
    – Ist der Termin fix oder kann darüber noch abgestimmt werden (z.b. via doodle)
    – Wo kann die Themenagenda mit eigenen Beiträgen ergänzt werden (z.b. Online Wiki), bzw. über die Themen abgestimmt werden. (interessant für barcamps)

    @ webtermine Betreiber)
    Vielleicht könnte man die obige Checkliste bei der Termineintragung mit Checkboxen abfragen und dann die Infos als Symbole zum Termin anzeigen (so ähnlich wie die grafischen Symbole zur Ausstattung von Hotelzimmern in Reisebüro-Prospekten 😉

    webtermine rockt! Weiter so.

    Harry
    http://www.mondolingua.com/dcs

  • Hallo Harald,
    danke für die Ergänzungen. Gute Ideen dabei. Werde ich in Kürze gerne ergänzen.

    Wir fragen schon jetzt ein paar Dinge per Checkbox ab und stellen sie dann rein textuell dar (anmeldepflichtig, barrierefrei, kostenlos,…). Grafische Symbole wären nett – wenn sich jemand findet, der uns so etwas designt…

    Wir behalten es im Hinterkopf. Bei anderen Ideen hat es sich gezeigt, dass wir das manchmal schneller umsetzen konnten als gedacht. Aber ich will nichts versprechen, was ich nicht halten kann.

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Sascha Schoppengerd
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